Wie viel Effizienzpotential schlummert in Deinem Vertrieb?

Viele Vertriebsmitarbeiter sind frustriert, weil sie nicht ihren Job machen können oder dürfen. Was schätzt Du: Wie viel Prozent der Arbeitszeit verbringt ein Vertriebsmitarbeiter damit, sich um neue Aufträge zu kümmern?

Studien zufolge sind es gerade mal 35%*. Der Großteil der Zeit fließt in administrative Tätigkeiten, Dokumentation und interne Abstimmungen. Machen wir uns hier nichts vor - 100% wären utopisch. Allerdings: Spielraum nach oben gibt es trotzdem! In diesem Artikel wollen wir Dir ein paar Möglichkeiten zeigen, wie Du Deinen Vertriebsmitarbeitern mehr Zeit für den Kundenkontakt verschaffst.

Zunächst brauchst Du eine Übersicht über alle Phasen Deines Vertriebs

Diese zeigt, welche Tätigkeiten Deiner Vertriebsmitarbeiter notwendig sind, damit aus dem ersten Kontakt, ein Abschluss wird. Teile diese Tätigkeiten in logische Phasen. Hier ein Beispiel:

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Durch die Einordnung aller aktuellen Kundenkontakte in eine der Phasen entsteht ein Überblick über das Potential und die nächsten Aktivitäten, die notwendig sind, um die nächste Phase zu erreichen. Neben mehr Struktur fällt durch eine Visualisierung der Abstimmungsbedarf zwischen Vertriebsmitarbeitern im Innen- und Außendienst weg. Dokumentiert werden die Phasen in einem Costumer-Relationship-System wie z. B. Hubspot, Pipedrive oder Sales Force.

Beim Blick auf die unterschiedlichen Phasen wird schnell klar, dass jede Phase eine Vielzahl an Aktivitäten enthält. Diese Aktivitäten sind natürlich nicht bei jedem Kunden gleich, aber einige wiederholen sich. Genau diese Wiederholungen bieten die Möglichkeit der Voll- oder Teilautomatisation. Hier ein paar einfache Beispiele:

Automatische Terminabstimmung:

Der Kunde sieht freie Zeitfenster im Kalender des Vertriebsmitarbeiter und macht selbstständig Termine aus.

Email-Sequenzen:

Der Kunde wird automatisch mit einer freundlichen Mail um eine Rückmeldung gebeten.

Aufgabenverteilung:

Der Innendienstmitarbeiter bekommt automatisch ein neues To-Do ohne nochmalige Abstimmung mit dem Außendienst und kann sich direkt an die Angebotsvorbereitung machen.


Bisher haben wir nur aktive Kundenbeziehungen betrachtet. Erweitern wir nun unseren Blickwinkel auf Kunden, die schon länger keinen Auftrag platziert haben: Das System kann hier automatisch Kontakt aufnehmen und für eine Erinnerung beim Kunden sorgen. Vielleicht macht es aber auch Sinn, direkt einen Vertriebsmitarbeiter mit allen Informationen zu versorgen, um die Erfolgschance für einen Folgeauftrag zu erhöhen.

Was schätzt Du?

Wie viele Aufträge gehen Deinem Unternehmen aktuell verloren, weil sie vergessen werden oder weil es schlicht unmöglich ist, sich um alles persönlich zu kümmern?


* Forrester: CSO Insights, Improving Sales Effectiveness in Buyer’s Market.